Richtig diktieren: Mails, Offerten und Pendenzen sprechen
Worum es geht
Tippen zwingt dich, beim Denken schon zu formulieren. Sprechen nicht. Du redest einfach drauflos, ein Diktiertool setzt die Satzzeichen und streicht die Füllwörter, und Claude macht aus dem Rest eine saubere Mail, eine Offerte oder eine Liste. Wer spricht, erzählt zudem mehr, und mehr Kontext gibt Claude bessere Antworten.
Diktiere im Stand, nicht während der Fahrt. Parkplatz, Büro, Bahnhof.
Welches Tool
Eine Empfehlung, keine Garantie: Wispr Flow. Es läuft auf Mac, Windows, iPhone und Android, schreibt in jede App, in die du tippen kannst, ordnet das Gesagte (Satzzeichen, Füllwörter raus, Selbstkorrekturen) und versteht Deutsch, auch mit Schweizer Rechtschreibung (ss statt ß). Es gibt eine Gratis-Stufe mit begrenzter Wortzahl pro Woche, zum Ausprobieren reicht sie. Alle Angaben stammen vom Anbieter, Stand 30.9.2026.
Zwei Grenzen, die du kennen solltest:
- Mundart. Die Schweizer Variante bei Wispr Flow bedeutet die Schweizer Schreibweise. Dass gesprochene Mundart zuverlässig erkannt wird, sagt der Anbieter nicht. Sprich Hochdeutsch und teste mit deinen Wörtern.
- Datenschutz. Sprache und Text gehen an den Anbieter. Was dort passiert, steht in dessen Datenschutzerklärung. Wir haben das nicht geprüft. Bis du es geklärt hast: keine Personendaten Dritter diktieren.
Wispr Flow findest du unter wisprflow.ai.
Ohne Extra-Tool geht es auch. Mac und iPhone haben eine eingebaute Diktierfunktion. Sie schreibt auf, was du sagst, und setzt Satzzeichen, räumt aber weniger auf. Das Aufräumen übernimmt dann Claude mit den Prompts unten.
Einrichtung in fünf Schritten
- Installieren. Wispr Flow auf dem Gerät installieren, auf dem du die meisten Mails schreibst (meist Mac oder Windows), später zusätzlich auf dem Handy. Der Link oben führt zur Seite des Anbieters.
- Sprache stellen. In den Einstellungen Deutsch wählen. Wenn du ss statt ß willst: die Schweizer Variante.
- Mikrofon erlauben. Beim ersten Start fragt das Gerät nach dem Zugriff. Ohne Erlaubnis hört das Tool nichts.
- Taste festlegen. Du hältst eine Taste gedrückt, sprichst und lässt los. Dann erscheint der Text dort, wo dein Cursor steht. Wähle eine Taste, die du bequem erreichst.
- Testlauf. Öffne eine leere Mail, halte die Taste und sag: «Hallo Anna, kurze Rückfrage zum Termin am Donnerstag um vierzehn Uhr, passt dir das noch?» Prüfe, ob Satzzeichen, Name und Uhrzeit stimmen. Erst dann im Alltag einsetzen.
Fünf Situationen zum Nachsprechen
Die Beispiele sind erfunden. Sprich sie so ein, wie sie dir einfallen würden, unordentlich ist erlaubt.
1. Mail zwischen zwei Terminen. «Antwort an Herrn Muster, ja, wir können am Dienstag kommen, kurz vor zehn, er soll den Zugang zum Keller offen lassen, und ich bräuchte noch die Pläne vom letzten Jahr, wenn er die hat.»
2. Offerte nach der Besichtigung, im Stand. «Besichtigung Einfamilienhaus, zwei Bäder, Wandplatten ersetzen, etwa vierzig Quadratmeter, Untergrund muss geprüft werden, Termin frühestens in sechs Wochen, Entsorgung ist dabei.»
3. Einen Prompt sprechen statt tippen. «Du bist meine Assistentin für Kundenmails. Ich erkläre dir gleich die Lage, stell mir danach Fragen, bevor du etwas schreibst. Die Lage ist: Ein Kunde hat sich beschwert, weil die Lieferung drei Tage zu spät kam.»
4. Pendenzen nach der Sitzung. «Also Peter klärt bis Freitag die Offerte für die Küche, ich rufe morgen die Lieferantin an wegen der Frist, und Sara schickt uns nächste Woche die Zahlen, ach ja, und die Vorlage müssen wir noch anpassen.»
5. Gedanken sammeln vor einem Gespräch. «Für das Gespräch morgen: Ich will erstens über den Termin reden, zweitens über den Preis, und ich will nicht nachgeben bei den Nebenkosten, aber bei der Lieferfrist wäre ich flexibel.»
Drei Aufräum-Prompts für Claude
Wenn dein Diktiertool schon aufräumt, brauchst du diese Prompts seltener. Wenn du das eingebaute Diktieren nutzt oder das Ergebnis noch roh ist, sind sie der zweite Schritt. Alle drei haben dieselbe Sicherung: Claude ändert keine Zahlen und Namen und markiert alles Unklare.
Prompt 1: aus dem Diktat eine Mail machen
Der folgende Text ist diktiert und kann Erkennungsfehler enthalten. Mach daraus eine kurze Mail an [Name/Empfänger]: freundlich, direkt, per Du, höchstens acht Sätze, ohne Floskeln. Regeln: 1. Ändere keine Zahlen, Namen, Daten oder Beträge. 2. Alles, was unklar ist (mögliche Verhörer, Zahlen, die nicht passen), markierst du mit [PRÜFEN] und listest es am Ende auf. 3. Erfinde nichts dazu. Schick nichts ab, gib mir nur den Entwurf. DIKTAT: [Text einfügen]
Prompt 2: aus dem Diktat eine Offerte machen
Du bist meine Assistentin für Offerten. Aus dem diktierten Text unten erstellst du einen Offertentwurf. Aufbau: [deine Vorlage einfügen] Preise: [deine Preisliste einfügen] Regeln: 1. Mengen und Masse nur so, wie ich sie gesagt habe. Nichts dazurechnen, nichts runden. 2. Preise nur aus der Preisliste. Fehlt ein Preis, schreib [PREIS FEHLT]. 3. Unverständliches oder Mehrdeutiges markierst du mit [PRÜFEN] und fragst am Ende nach. 4. Erfinde keine Leistungen, die ich nicht genannt habe. 5. Ganz am Schluss: Liste aller Zahlen und Namen aus dem Diktat, damit ich sie gegenlese. DIKTAT: [Text einfügen]
Prompt 3: aus dem Diktat eine Pendenzenliste machen
Der folgende Text ist ein diktiertes Sitzungsprotokoll und kann Erkennungsfehler enthalten. Mach daraus eine Pendenzenliste als Tabelle mit den Spalten: Wer, Was, Bis wann. Regeln: 1. Nimm nur Aufgaben auf, die ich genannt habe. Fehlt eine Person oder ein Datum, schreib [OFFEN]. 2. Ändere keine Namen oder Daten. 3. Alles Unklare markierst du mit [PRÜFEN]. 4. Unter der Tabelle: eine Zeile pro Punkt, den ich noch klären muss. DIKTAT: [Text einfügen]
Vor dem Absenden
Diktieren spart Zeit beim Schreiben, nicht beim Prüfen. Lies am Schluss immer Namen, Beträge, Mengen und Daten nach. Ein falsch verstandenes «fünfzehn» statt «fünfzig» sieht im Text genauso sauber aus wie das Richtige. Was rausgeht, liest ein Mensch. Das hier ist keine Rechtsberatung, für Datenschutzfragen wende dich an die zuständige Person.
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