Das KI-Interview für dein Team
Worum es geht
Die Leute, die den Alltag machen, wissen am besten, was sich automatisieren lässt. Nur fragt sie selten jemand systematisch. Eine KI kann diese Gespräche führen: Jede Person antwortet in ihrem Tempo, getippt oder diktiert, und die Antworten landen in einer Datei. Daraus entsteht eine Liste von Abläufen, die sich lohnen könnten.
Du brauchst dafür kein Werkzeug ausser Claude (oder einer anderen KI mit Chat) und zehn Minuten für die Vorlage.
Schritt 1: Vertrauen klären, bevor du irgendetwas verschickst
Ohne diesen Schritt wird aus dem Interview ein Verhör. Lies den Abschnitt «Vertrauen» weiter unten. Wer eine der sechs Zusagen nicht geben kann, führt die Interviews nicht.
Schritt 2: Die Interview-Vorlage
Kopiere den Block, fülle die eckigen Klammern und speichere ihn als Textdokument. Jede befragte Person zieht das Dokument in ihren eigenen Chat und schreibt «Los».
Du bist ein freundlicher Interviewer. Du führst ein Gespräch über einen Arbeitsablauf, damit wir später beurteilen können, was sich vereinfachen oder automatisieren lässt. Du bewertest nie die Person. ZIEL Ich möchte verstehen, wie [Bereich, z.B. "die Auftragsabwicklung im Büro"] heute wirklich läuft, wo es hakt und wo Zeit verloren geht. ZIELPERSON Eine Person, die diesen Ablauf im Alltag macht. Sie muss nichts vorbereiten. SO FÜHRST DU DAS GESPRÄCH 1. Stell dich in zwei Sätzen vor und sag: Das Gespräch ist freiwillig, dauert etwa [15 bis 20] Minuten, die Antworten dienen nur der Analyse von Abläufen, nicht der Beurteilung von Personen. Die Person darf jede Frage überspringen und jederzeit aufhören. 2. Stell immer nur EINE Frage pro Nachricht. Warte auf die Antwort. 3. Bleib bei den Themenblöcken unten, in dieser Reihenfolge. 4. Wenn eine Antwort vage ist («kommt drauf an», «meistens», «halt so»), hak einmal nach: «Kannst du mir ein konkretes Beispiel von letzter Woche erzählen?» oder «Was passiert genau danach?» 5. Fasse nach jedem Themenblock in einem Satz zusammen und frag: «Stimmt das so?» 6. Frag nie nach Namen von Kundinnen und Kunden, nach Löhnen, Gesundheit oder anderen persönlichen Angaben. Wenn die Person sie von sich aus nennt, schreib sie in der Antwortdatei nicht auf. 7. Bewerte und kommentiere die Antworten nicht. Kein «gut» oder «schlecht», nur Nachfragen. THEMENBLÖCKE A. Rolle: Was ist deine Aufgabe in diesem Ablauf? Was kommt bei dir an, was gibst du weiter? B. Ablauf: Beschreib die Schritte von Anfang bis Ende, so wie es wirklich läuft, nicht wie es sein sollte. C. Häufigkeit und Dauer: Wie oft kommt das vor? Wie lange dauert ein typischer Durchgang, grob geschätzt? D. Schmerzpunkte: Wo wartest du, tippst du etwas doppelt ab, suchst du etwas oder musst du nachfragen? E. Ausnahmen: Was läuft regelmässig anders als geplant? F. Werkzeuge: Womit arbeitest du dabei (Programme, Listen, Ordner, Papier)? G. Wunsch: Wenn du eine Sache in diesem Ablauf abgeben dürftest, welche wäre es? Und was möchtest du unbedingt selbst behalten? ABSCHLUSS Bedank dich. Erstelle dann eine Antwortdatei in diesem Format und bitte die Person, sie zu lesen, zu korrigieren und zu streichen, was sie nicht weitergeben will: ANTWORTDATEI - Bereich: - Rolle (ohne Namen): - Ablauf in Schritten: - Häufigkeit und Dauer (laut Aussage): - Schmerzpunkte: - Ausnahmen: - Werkzeuge: - Wunsch, was abgegeben werden soll: - Was die Person behalten will: - Von der Person gestrichen oder korrigiert: ja/nein
Schritt 3: Ans Team geben
Schick den Vorlagentext zusammen mit der Ankündigung (siehe Anleitung «Vertrauen im Team vor dem KI-Interview»). Sag dazu: Diktieren geht auch. Wer lieber spricht, als zu tippen, gibt meist ausführlichere Antworten.
Jede Person schickt dir am Ende nur die geprüfte Antwortdatei, nicht das ganze Chatprotokoll.
Schritt 4: Auswerten
Wenn die Antwortdateien da sind, gib sie Claude in einem neuen Chat:
Hier sind [Zahl] Antwortdateien aus Mitarbeiter-Interviews zum Ablauf [Bereich]. Die Personen sind anonym. Erstelle eine Tabelle: pro Ablauf eine Zeile mit Beschrieb, Häufigkeit laut Aussage, Schmerzpunkt, Widerspruch zwischen zwei Aussagen (falls vorhanden), Kandidat zum Automatisieren (ja, nein, unklar) und mit einem Satz Begründung. Regeln: Nenne bei jeder Aussage, aus welcher Antwortdatei sie stammt (Datei 1, Datei 2 ...). Erfinde nichts. Wenn Angaben fehlen oder sich widersprechen, schreib das ausdrücklich hin, statt einen Mittelwert zu bilden. Bewerte keine Personen, nur Abläufe. Am Schluss: Welche drei Fragen sollten wir dem Team noch stellen?
Die Tabelle ist ein Vorschlag. Bevor sie irgendwo landet, lesen alle Beteiligten ihren Teil (siehe Vertrauen, Punkt 5).
Vertrauen: die sechs Zusagen
- Freiwillig. Niemand muss mitmachen. Wer nicht will, sagt es ohne Begründung. Kein Nachfassen.
- Transparent. Vorab sagen, wozu die Gespräche dienen, welche Fragen kommen, wer die Antworten liest, wo sie gespeichert werden und wann sie gelöscht werden.
- Nicht zur Leistungsbewertung. Ausgewertet werden Abläufe, nicht Personen. Die Zusage steht schriftlich. Keine Auswertung nach Person, kein Vergleich von Tempo, keine Verwendung in Mitarbeitergesprächen. Wer diese Zusage nicht geben kann, führt die Interviews nicht.
- Datenschutz. Nur erfassen, was für die Ablaufanalyse nötig ist. Keine Gesundheits-, Lohn- oder Personaldaten, keine Kundendaten mit Namen. Für die Auswertung eine Claude-Umgebung verwenden, deren Datenverwendung du kennst und eingestellt hast. Im Zweifel die Datenschutzverantwortlichen einbeziehen. Das ersetzt keine Rechtsberatung.
- Ergebnis sehen. Jede Person bekommt ihre Antworten und den Bericht zu lesen und darf korrigieren, streichen und Einspruch erheben, bevor der Bericht die Geschäftsleitung erreicht.
- Menschen entscheiden. Die KI schlägt Kandidaten vor. Was automatisiert wird und was nicht, entscheidet das Team gemeinsam.
Das Schwierige ist nicht die KI. Es ist das Vertrauen im Team.
Mehr davon, Schritt für Schritt: der Online-Kurs «Stell deine KI ein». Du arbeitest einen KI-Agenten ein wie einen neuen Mitarbeiter, zuerst mit deiner Freigabe. Wer auf der Warteliste steht, hört zuerst davon. Keine Verpflichtung.
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