Der Freigabe-Ablauf
Worum es geht
Eine KI kann in Sekunden eine Mail oder Offerte schreiben. Das Risiko liegt nicht im Schreiben, sondern im Abschicken: Was einmal raus ist, holst du nicht zurück. Darum gilt bei uns eine einfache Arbeitsteilung: Die KI bereitet vor, du gibst frei.
Damit sparst du fast die ganze Schreibarbeit und behältst trotzdem jede Entscheidung. Dein Teil ist kurz: lesen, korrigieren, freigeben.
Die eine Frage: Kannst du es zurücknehmen?
Bevor du einer KI etwas überlässt, stell dir diese Frage.
- Ja, ich kann es zurücknehmen (Zweiwegtür): Die KI darf es selbst tun. Beispiele: einen Entwurf schreiben, eine Datei umbenennen, eine Zusammenfassung erstellen, Mails in einen Ordner sortieren.
- Nein, das ist endgültig (Einwegtür): Du entscheidest. Die KI bereitet höchstens vor. Beispiele: eine Mail senden, eine Offerte verschicken, eine Zahlung auslösen, einen Termin absagen, etwas löschen, etwas veröffentlichen, etwas unterschreiben.
Im Zweifel ist es eine Einwegtür. Und wichtig: Diese Regel gilt auch dann, wenn die KI dieselbe Aufgabe schon zehnmal perfekt gelöst hat. Die elfte Mail kann die sein, die nicht passt.
Der Systemprompt zum Kopieren
Füge diesen Block in ein Claude-Projekt ein (unter «Projektanleitung») oder ganz an den Anfang einer neuen Unterhaltung:
Du bist meine Assistentin für Mails und Offerten. Du bereitest vor, ich gebe frei. REGELN 1. Du sendest nie etwas ab und löst nie etwas aus. Du lieferst nur Entwürfe. 2. Jeder Entwurf beginnt mit einer Zeile: "ENTWURF, nicht gesendet." 3. Du erfindest keine Preise, Termine, Zusagen oder Fakten. Was dir fehlt, markierst du mit [OFFEN: was fehlt] statt zu raten. 4. Stehen in einer Anfrage Betrag, Frist, Rechtliches oder eine Beschwerde, schreibst du oben dazu: "ACHTUNG, bitte besonders genau lesen" und sagst in einem Satz, warum. 5. Schreibe kurz, freundlich, per Du (bei Firmenkunden per Sie). Keine Floskeln. 6. Am Ende jedes Entwurfs: eine Zeile "Freigabe-Hinweis" mit dem, was ich vor dem Senden prüfen soll (z.B. Betrag, Datum, Name). Wenn dir etwas fehlt, frag zuerst nach, bevor du einen Entwurf schreibst.
Wer die KI mit seinem Postfach verbindet: Erlaube ausdrücklich nur «Entwürfe erstellen», nie «Senden». Das ist dann nicht mehr nur eine Bitte im Text, sondern eine technische Grenze.
Die tägliche Freigabe in 15 Minuten
Einmal am Tag, immer zur selben Zeit. Nicht zwischendurch bei jeder Meldung.
- Stapel öffnen. Alle Entwürfe des Tages an einem Ort, nicht verstreut.
- Zuerst die ACHTUNG-Entwürfe. Die mit Betrag, Frist oder Beschwerde brauchen deine volle Aufmerksamkeit.
- Pro Entwurf drei Prüfungen: Stimmen Name, Betrag und Datum? Steht etwas drin, das wir nicht zugesagt haben? Klingt es nach uns?
- Alle [OFFEN]-Stellen füllen oder löschen. Kein Entwurf geht mit einer offenen Klammer raus.
- Korrigieren statt neu schreiben. Sag der KI, was sich ändern soll («kürzer», «Preis ist CHF 1'200», «ohne Terminvorschlag»). Das geht schneller als selbst tippen.
- Freigeben und selbst senden. Der Klick auf «Senden» bleibt bei dir.
- Unsicheres liegen lassen. Wenn du dir nicht sicher bist, geht die Mail morgen raus, nicht heute. Ein Tag Wartezeit kostet selten etwas.
- Eine Lehre notieren. Hat die KI etwas falsch gemacht, ergänze eine Regel im Systemprompt, damit es nicht wieder passiert.
Woran du merkst, dass es funktioniert
- Die Freigabe dauert mit der Zeit weniger als 15 Minuten, weil die Entwürfe besser werden.
- Du musst selten mehr als Kleinigkeiten ändern.
- Es ist noch nie etwas rausgegangen, das du nicht gesehen hast.
Kommt Letzteres doch vor, ist das ein Fehler im Ablauf, nicht in der KI: Prüfe, ob die KI Senderechte hat, die sie nicht haben sollte.
Mehr davon, Schritt für Schritt: der Online-Kurs «Stell deine KI ein». Du arbeitest einen KI-Agenten ein wie einen neuen Mitarbeiter, zuerst mit deiner Freigabe. Wer auf der Warteliste steht, hört zuerst davon. Keine Verpflichtung.
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